OVK i flerbostadshus: så går processen till

Hur går egentligen en OVK till när huset rymmer tjugo, femtio eller hundra lägenheter, inte en villa med en enda ägare? Du som fastighetsägare eller förvaltare känner igen bekymret: boka en kontrollant och nå varje hyresgäst, samtidigt som du håller koll på vem som är hemma och vem som inte är det. Det spelar roll just nu, eftersom kontrollen är obligatorisk och kommunen kan kräva en ny besiktning om protokollet saknas eller är bristfälligt. Dessutom kostar en dåligt planerad besiktningsdag både tid och pengar. Svaret i korthet: boka i god tid utifrån ditt ventilationssystems intervall, informera hyresgästerna skriftligt innan besöket, räkna med att kontrollanten går igenom både gemensamma utrymmen och varje lägenhet, och se till att protokollet skickas in och eventuella brister åtgärdas efteråt.

Så bokas en OVK i ett flerbostadshus

Det är fastighetsägaren som ansvarar för att boka kontrollanten, aldrig de enskilda hyresgästerna. I en bostadsrättsförening ligger ansvaret i regel hos styrelsen. I en hyresfastighet är det fastighetsägaren själv, eller den förvaltare som sköter driften å dennes vägnar. Grejen är att bokningen måste ske innan intervallet löper ut, annars riskerar fastigheten en anmärkning redan innan kontrollanten har satt sin fot i huset.

Intervallen skiljer sig åt beroende på ventilationssystem. Hus med FT- eller FTX-system, alltså fläktstyrd till- och frånluft, besiktigas vart tredje år. Hus med S- eller F-system, där bara frånluften drivs av fläkt medan tilluften är självdragande, besiktigas vart sjätte år. Den som inte vet vilket system som gäller för sitt hus kan i regel se det i tidigare protokoll, eller fråga en certifierad kontrollant innan nästa bokning görs.

Bokningen handlar om mer än att ringa och sätta ett datum. Kontrollanten behöver veta antal lägenheter och vilket system som är installerat. Dessutom är det bra om hen får veta om det finns kända problem sedan tidigare, till exempel klagomål på dålig ventilation i vissa lägenheter. Den informationen styr hur lång tid besiktningen tar och om ett eller flera besök behövs. I större fastigheter är det därför klokt att höra av sig till en kontrollant god tid före intervallets slut, eftersom de mest efterfrågade tiderna ofta bokas upp först. Mer om reglerna som styr kontrollen och vad OVK innebär finns att läsa på /ovk.

Information till hyresgäster inför besiktningen

Hyresgäster behöver veta i god tid att en kontrollant kommer in i deras hem. Det handlar både om praktiskt tillträde och om förtroende, eftersom ingen vill bli överraskad av en främling i lägenheten mitt i veckan. Därför bör informationen gå ut skriftligt, i brevlåda eller digitalt, med datum och ungefärlig tid för besöket.

Innehållet kan hållas enkelt. Ange datum och ungefär vilken tid kontrollanten kommer till respektive trappuppgång. Beskriv också vad hyresgästen själv behöver göra, i de flesta fall bara vara hemma eller lämna en nyckel hos en granne eller fastighetsskötare. Det är också klokt att kort förklara varför besöket görs. Annars tolkar en del hyresgäster det som en kontroll av hur de själva sköter sin bostad, vilket det inte är.

Hur långt varsel som krävs är inte exakt reglerat på samma sätt som annat tillträde till en lägenhet, men i praktiken brukar fastighetsägare skicka ut informationen ungefär en till två veckor innan. Det ger hyresgästerna tid att planera, samtidigt som datumet inte hinner glömmas bort. I hus utan tidigare erfarenhet av hur sådan information tas emot kan en påminnelse några dagar innan vara värd besväret. Det är dessutom en enkel åtgärd som sällan kräver mer än ett kort meddelande i samma kanal som den första informationen gick ut i.

Vad kontrollanten går igenom: gemensamma system och enskilda lägenheter

En OVK i ett flerbostadshus har två delar som hänger ihop men skiljer sig åt i praktiken. Den första är de gemensamma systemen. Det handlar om fläktrum, kanaler i trapphus och källare, don i gemensamma utrymmen, samt eventuella aggregat på vind eller tak. Kontrollanten mäter flöden, kontrollerar att fläktarna fungerar och jämför resultatet mot det som en gång projekterades för huset.

Den andra delen är lägenheterna, och där är det sällan ett urval. Så gott som samtliga lägenheter kontrolleras, eftersom ventilationssystemet i ett flerbostadshus ofta är sammankopplat mellan våningar och lägenheter. Kontrollanten tittar därför på donens skick, att filter inte är tilltäppta, att frånluften fungerar i kök och badrum, och att inga ombyggnader har stört systemets ursprungliga funktion. Filter glöms lätt bort. Det gäller särskilt i lägenheter där samma hyresgäst bott länge utan att någon påmint om underhåll.

Just den enskilda lägenheten, snarare än fläktrummet, är oftast ursprunget till en anmärkning: en igensatt ventil eller en köksfläkt som installerats på eget bevåg av en tidigare hyresgäst. Det är sällan ett slumpmässigt fel i ett enstaka hörn av huset, utan en avvikelse som kontrollanten måste spåra lägenhet för lägenhet.

Tillträde till lägenheter som inte är hemma

Trots tydlig information är det i stort sett alltid några hyresgäster som inte är hemma när kontrollanten kommer. Det är inget ovanligt, men det skapar ett praktiskt problem: den lägenheten blir stående okontrollerad, och besiktningen kan inte slutföras förrän även den är genomgången.

I de flesta fall löser fastighetsägaren eller förvaltaren detta genom att samla in nycklar i förväg från hyresgäster som själva vet att de inte kan vara hemma. Ett alternativ är att fastighetsskötaren har tillgång till reservnycklar för just sådana tillfällen. Nycklar löser mycket. Kontrollanten går då in tillsammans med en representant för fastighetsägaren, snarare än ensam, vilket också är bra praxis för att undvika missförstånd om vad som kontrollerats.

Går det ändå inte att komma in bokar kontrollanten om besöket till en ny tid, ofta som en separat uppsamlingsdag efter att resten av huset är klart. Det innebär en extra kostnad för fastighetsägaren, eftersom kontrollanten behöver åka tillbaka för enstaka lägenheter. Upprepas problemet i samma lägenhet gång efter gång kan det vara läge att skicka en mer bestämd skriftlig kallelse, med en tydlig sista tidpunkt innan saken lyfts vidare till nästa uppsamlingsbesök.

Tidsåtgång för ett typiskt flerbostadshus

Hur lång tid besiktningen tar beror framför allt på antal lägenheter och typ av system. Självdragsystem saknar fläktar och är enklast att kontrollera, vilket också märks i priset: runt 450 till 700 kr per lägenhet, med en minimidebitering på ofta 3 500 till 5 500 kr per besök oavsett hur få lägenheter huset har.

Mekaniska system och FTX-system tar längre tid, eftersom kontrollanten då ska mäta både till- och frånluft i varje lägenhet, inte bara frånluft. Priset ligger därför högre, ofta mellan 700 och 1 300 kr per lägenhet, med samma typ av minimidebitering per besök. Ett hus med FTX och femtio lägenheter tar i regel betydligt längre tid att gå igenom än ett självdragshus med samma antal lägenheter.

I praktiken sprids besiktningen ofta över flera dagar i större fastigheter. Det tar sällan bara en dag. Kontrollanten planerar vanligtvis en trappuppgång eller ett antal våningsplan per pass, snarare än att försöka klara hela huset på en gång. Det gör det också lättare att samla in nycklar och hantera enstaka lägenheter som inte öppnar, utan att hela besiktningen stannar upp.

Efter besiktningen: sammanställning och rapportering

När samtliga lägenheter och gemensamma system är genomgångna sammanställer kontrollanten resultatet i ett protokoll. Där framgår vilket system huset har och vilka mätvärden som noterats. Dessutom anges om det finns anmärkningar som behöver åtgärdas. Fastighetsägaren får en kopia av protokollet, och det är fastighetsägaren, inte kontrollanten, som ansvarar för att protokollet når byggnadsnämnden i kommunen.

Saknas anmärkningar är proceduren enkel: protokollet skickas in, och nästa besiktning bokas in enligt intervallet för det aktuella systemet. Finns anmärkningar blir processen längre, eftersom fastighetsägaren då är skyldig att åtgärda bristerna och därefter visa att åtgärden är gjord, ofta genom en uppföljande kontroll eller ett kompletterande intyg från den som utfört arbetet.

Den som driver flera fastigheter gör ofta klokt i att hålla egen koll på inskickade protokoll och datum, snarare än att förlita sig enbart på kontrollantens eller kommunens påminnelser. Ett missat datum upptäcks annars först när kommunen hör av sig, vilket sällan är ett bra läge att stå i.

Uppföljning av eventuella anmärkningar

En anmärkning i protokollet betyder inte att hela besiktningen behöver göras om. Däremot måste den bakomliggande bristen rättas till, och fastighetsägaren ansvarar för att det sker inom rimlig tid. Vanliga anmärkningar i flerbostadshus handlar om igensatta kanaler, fläktar som inte längre ger rätt flöde, don som bytts ut eller monterats fel i enskilda lägenheter, samt filter som inte bytts på länge.

Beroende på vad anmärkningen gäller kan åtgärden vara enkel, som rengöring av ett don, eller mer omfattande, som byte av en fläkt eller injustering av hela systemet. I det sistnämnda fallet är det ofta samma typ av firma som utförde besiktningen, eller en annan aktör med rätt kompetens inom ventilation, som anlitas för att göra jobbet. Den som vill läsa mer om hur sådant arbete upphandlas och genomförs i en fastighet hittar en genomgång på /for-foretag.

Kommunen kan i vissa fall sätta en tidsgräns för när åtgärden senast ska vara klar och dokumenterad. Hålls inte den gränsen riskerar fastighetsägaren ytterligare krav från byggnadsnämnden, utöver kostnaden för att själva åtgärda bristen. Därför är det ofta billigare i längden att ta anmärkningar på allvar direkt, snarare än att skjuta upp dem till nästa ordinarie besiktning.

Källor

• Boverket: Regler om obligatorisk ventilationskontroll (OVK)
• Boverket